Assistante de Direction et de Gestion

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Poste

1.Gestion administrative

Assure le suivi administratif et l’archivage de l’ensemble de la documentation de référence du Centre Commercial (immobilier, technique, sécurité, locatif, marketing, assurances) à la fois physique et digitale.

Gère la relation quotidienne avec les commerçants et assure l’interface avec les collaborateurs de la Direction du Centre. Assure la mise à jour de la base de données « commerçants », rédige et diffuse l’ensemble des notes d’information, courriers, comptes-rendus, à destination des enseignes et des prestataires du centre commercial.

Gère également la relation quotidienne avec le gestionnaire du parking et assure l’interface avec les collaborateurs de la Direction du Centre.

Organise et planifie les rendez-vous du Directeur du Centre, organise le planning des salles de réunions, assure le traitement du courrier entrant et sortant.

Gère le budget administratif de la direction du Centre (affranchissement, fournitures, matériels et contrats divers, missions réceptions, documentation…) en assure le suivi et la maitrise (cf. budget GIE du Centre Commercial).

Développe des outils et procédures permettant l’amélioration et l’optimisation de l’organisation générale de la Direction du centre.

Prépare les ordres du jour des différentes Assemblées du GIE

Participe à la tenue des Assemblées du GIE, rédige les procès-verbaux, les valide avec les services support et en assure la diffusion.

2. Commerce et technique

Suit les échéances techniques du bail : assiste le preneur dans la constitution du dossier d’aménagement, envoi de documents au preneur en vue de la livraison de sa coque, accompagnement du preneur dans les formalités administratives jusqu’à l’ouverture au public de la boutique

Tient à jour le tableau de bord de suivi des preneurs

Assure l'archivage des documents sur le réseau interne.

Réalise et met à jour l’ensemble des documents de présentation du centre commercial (livret d’accueil commerçant, plaquette présentation…)

Procède à la collecte et la saisie des chiffres d’affaires, participe à l’analyse mensuelle de ceux-ci et à leur diffusion en interne

Prépare et alimente l’ensemble des supports de reporting « performances et vie du centre commercial »en collaboration avec la Responsable Marketing opérationnel

Gère la commercialisation des salles de réunions en vue de générer des recettes additionnelles, suit le planning ainsi que le reporting du chiffre d’affaires

Profil

L'Assistant(e) de Direction et de Gestion assiste le Directeur du Centre et les équipes de la Direction du Centre dans leurs missions et notamment toutes celles relatives à la gestion administrative, en vue de garantir une organisation fiable, fluide et pérenne de son activité, dans le respect de la stratégie d'entreprise et du positionnement PREMIUM du Centre. Elle/il intervient également en soutien du Directeur Technique dans le cadre des échéances technique du bail. Elle/il peut venir en soutien ponctuel sur d’autres missions en fonction des priorités.

Comment postuler?

Veuillez envoyer votre candidature à contact@ghinterim.lu

Lieu

luxembourg