Secrétaire Technique

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Poste

Mission longue durée, prévue pour 1 an.

Le/la secrétaire technique assiste dans les missions et notamment toutes celles relatives à la gestion administrative, budgétaire et documentaire, en vue de garantir une organisation fiable, fluide et pérenne de son activité, dans le respect de la stratégie d'entreprise.

Dans le cadre de l'exploitation des sites commerciaux et de la gestion du patrimoine, l'assistant(e) intervient dans les domaines suivants :

1 Gestion administrative :
Assure le suivi administratif et l’archivage en phase avant et après ouverture sur les parties communes du Centre Commercial
Assure la gestion documentaire des plans et des documents réglementaires sur notre plateforme informatique : archivage des dossiers relatifs aux parties et installations communes du centre.
Met à jour les documents et vérifie la régularisation des plans et état descriptif du géomètre sur les parties communes (cadastre vertical)
Formalise et suit la mise à jour des tableaux de synthèses et relevés nécessaire au reporting annuel (communs)
Participe aux réunions et en coordonne le suivi (convocation, compte rendu,…)
Rédige les notes et procédures de communication interne et externes (prestataires, clients, etc.)

2 Gestion budgétaire :
Accompagne dans l’organisation et le suivi des budgets d’exploitations de charges
Coordonne le suivi budgétaire, met à jour les tableaux de bord d'investissements et prépare les dossiers de présentation

3 Gestion technique :
Suit et fait ses meilleurs efforts pour garantir la levée des observations post ouverture des parties communes
Assure le suivi des travaux et dépannages (suivi des devis et des commandes) en coordination pour les parties communes
Assure le Suivi des contrôles périodiques, opérations de maintenance de sécurité et relances pour la levée d’observations des parties communes
S’assure du bon suivi des missions et des prestations liées à l’exploitation (process de consultations, régularisations administratives, contrats, formalisation de correspondances, reporting, etc)
Reporte les données de facturation relatives aux différentes consommations pour suivre leur évolution
Se charge du suivi administratif des déclarations d’assurance sur les parties communes
Est en charge du suivi des informations obligatoires à collecter ou remonter auprès de l’administration (Commodo, pompiers, hygiène, ITM, ville, etc.)

Profil

Etudes:
Bac + 2 minimum à dominante gestion immobilière ou assimilé avec une expérience dans le domaine de l'assistance technique et/ou secrétariat idéalement dans le secteur des centres commerciaux.

Qualités demandées:
Etre orienté clients /Coopérer /Innover
Travailler avec rigueur et précision
Etre autonome
Organiser efficacement son activité

Compétences demandées :
Maîtrise les outils informatiques
Sens des chiffres, gestion et suivi budgétaire
Juridique : connaissance des baux et réglementation en vigueur

Comment postuler?

Veuillez nous envoyer votre candidature à contact@ghinterim.lu

Lieu

Luxembourg Ville